Last update ： 2016/05/10

請求書を作成する目的と3つのメリット

ビジネスとは、極論すれば、最終的にお金の受け渡しを目的とする一連の行為と言えます。世知がないですが。

その一番重要なお金の受け渡しについては、契約書に条件が記載され、口頭もしくはメールと言った仕事開始前のやり取りの中で確認されることが一般的です。

しかし、それだけでは十分ではなく、請求書を作成し、相手に渡すことが一般的です。

何故、既に相手方と確認しているお金の受け渡しという一番大事な事柄について、改めて請求書が必要となるのでしょうか？

請求書は何のために作成するのか

請求書が必要となる理由の一つは、相手方がそれを必要としているから、が通常は最も大きな理由です。

終わっていない仕事の代金を間違って支払ってしまわないように請求書をもらってから支払を行う、という会社は少なくありません。

また、仕事の相手がお金の支払いまで行っておらず、社内の別の人が支払を行うケースもありますが、この際、支払のためには請求書が必要とされていることも珍しくありません。

このように、相手方が請求書を必要としている場合には、最悪、請求書を発行しなかったことで、支払が行われないこともあり得ます。

契約によってお金を支払う義務は発生しているとはいえ、支払いのトラブルは信頼関係にも影響しますので、できれば避けておきたいものですね。

しかし、請求書は相手方から作成するように求められなくても、自分のために作成すべき文書である、ことをしっかりと理解しておくべきです（そして必ず作成すべきです）。

上記の相手方が請求書を必要とする場合と同じですが、先方の社内手続き上、請求書が必要になる場合があります。とはいえ、相手方の担当者が請求書を作成してほしいと依頼することを忘れていることだってありえます。

そのため、求められていなくても、請求書を作成して相手に渡してあげることが、支払のトラブルを避けることに繋がるのです。

請求書を作成して相手に渡しておくことで、万が一トラブルが発生した場合でも、スムーズな解決に結び付く可能性が高くなります。

一般に、相手に、約束していたお金が支払われていない、というと感情的に余計なトラブルを引き起こす可能性があるところ、先日お送りした請求書の件はどうなりましたか？と聞くことで一つ無用な（そして追加的な）トラブルを避けられる可能性があります。

また、支払が漏れている場合には、どんな原因で支払いが必要なんだったっけ？と相手方が忘れているケースもあり、請求書を見て思い出してもらう、ということも期待できます。

ビジネスにおけるお金の支払いにまつわる大きな問題の一つは、仕事をした側・お金を受け取る側が、支払いがなされていないことを忘れているケースがままよくあること、にあります。

請求書のもう一つの利点は、自分が作成した請求書を保管しておけば、どの請求書に対する支払がまだなされていないか、を管理しやすい、という点が挙げられます。

このように、請求書は、相手に支払を求めるとともに、自分が受け取るべきお金をしっかりと受け取ったことを確認する（つまり管理する）という機能があります。
この機能をより活用するためには、自分で作成した請求書を、一定のスパンで見直すことが有効です。

行っているビジネスの種類によって、請求の数（請求書の数）が異なりますので、見直す期間については自分に合った期間を見つけていただければと思いますが、一般的には月に一度程度は見直しておいた方が無難でしょう。

その際、自分の作成した請求書が一覧できるようになっていると便利です。
例えば、請求書のフォルダにまとめておく、等です。

外部の請求書を作成するサービス（ツール）を利用する際にも、過去に作成した請求書が一覧で見られるサービスを利用すると便利ではないかと思います。