ビジネス文書の作成ミスを防ぐ方法
ビジネス文書、に限らず、ビジネス全般について、正確であることは大事なポイントです。
些細なことだから間違っていても問題がない、ということは普通はあり得ません。
何故なら、一つの間違いが、あなたの評判を大きく落としてしまうことに繋がるからです。
では、ビジネス文書を作成する上で、ミスを防ぐ、あるいは完全に防げないまでも減らすためには、どうしたらいいのでしょうか？
何度も見直す（できれば複数の目で見直す）
当たり前の話ではありますが、ミスを減らすための最善の方法は、確認の回数を増やすことです。
この前段階として、作成する文書の入力部分をなるべく減らす、という方法もあります。
例えば、見積もりを既に提出している案件について、受注したので契約書を作成する場合、見積もりの数字をもう一度打ち込むのではなく、契約書に自動的にスライドさせることによりミスを減らすことができます。
もちろん、このような自動化は、できる限り進めることが業務の効率化という観点からも望ましいのですが、まだまだ連動していないビジネス文書も多く、また完全な自動化が難しい以上は限界があります。
そのため、どうしても最後には人間が確認する、ことが必要になります。
確認の回数が多ければ多いほど、ミスを発見できる確率が高まることは言うまでもありませんが、とは言ってもいつまでも確認だけしているわけにもいかず、限度があるでしょう。
また、自分で何度も見直しているだけでは、どうしても思い込みによる漏れなどが出てきてしまいます。
可能であれば、第三者、会社であれば上司や同僚、個人事業主の場合には家族等に見てもらうことがより望ましいと言えます。
見直す際のポイント
見直す際には、漫然と正しいかを考えながら見ているよりも、ポイントを押さえながら確認していくことが有効です。
特に以下は間違えてはいなけい項目です。
・文書のタイトル
見積書なのか、受注書なのか、等。
・相手先の名称
名称そのものや漢字、前株か、後株か、等。
・日付
作成日、送付日、請求書であれば支払期限、等
・数字
金額に関する数字、日数に関する数字、等。
これらの項目について、照合できる資料があれば、並べて1つずつ、内容を確認します。
例えば、相手先の名称であれば、名刺と照合することが有効です。
チェックリストを作成しておく
年に1回も作らない文書（住所移転の挨拶状等）ではなく、頻繁に作成する文書については、チェックリストを作成しておくと、確認作業がスムーズに進む場合があります。
チェックリストには、少なくとも以下の2点を含めます。
・いつ確認するのか
文書作成時、添付資料等が一式そろったとき、送付する直前、などがタイミングとして考えられますが、この中のどのタイミングで確認するのか、を決めておくと、確認漏れを防ぐことができます。
もちろん、タイミングは一つに絞る必要はなく、複数回のチェックタイミングをチェックリストに記載しておくことも有効です。
・何を確認するのか
これは上記で記載したような内容で、タイトル、名称、日付、数字等、確認すべき項目を洗い出してチェックリストにしておくことで、それらの項目を漏れなく確認するよう意識することができるようになります。
最後に
確認する作業はクリエイティブでもありませんし、わくわくしたり、興奮したりすることもなく、また達成感もないものと思います。
しかし、ビジネスにおいて、ミスが笑って許されることはないものと考えておいた方が無難です。
チェックリストを用意すること自体も面倒ですが、それによってミスが減らせるのであれば安いもの。
是非、有効に活用してください。
