請求書や見積書等の保存方法
挨拶や案内状、提案書から請求書、提案書、ビジネスではたくさんの書類が用いられます。
机の上は書類で一杯、まとめて片付けようと思うといつまでも手がつかず、また片づけ始めると、整理だけで一日が終わってしまった、という経験を持つ人も少なくありません。
ビジネス書類の整理は、昔からたくさんの方法が考案されてきています。
相手先別、書類の種類別、などなど
同じ相手から受け取った書類はまとめて保存しておく、請求書は請求書ファイル、見積書は見積書ファイルなど、書類の種類ごとにまとめて保存しておく、という方法が最もポピュラーではないでしょうか。
このような方法の利点は二つあります。
一つは、受け取った瞬間に、その書類をどうすればいいのかが決まる、つまり考えなくても済むことです。
書類の整理において、この考えなくてもいい、というのはものすごいメリットがあることは、一度でも試したことのある方ならお分かりかと思います。
これは例えば、会社組織で、受け取った請求書は経理の人に渡す、ことになっていれば、その後の処理のことを考えなくても済む場合にも、感じられるメリットです。
そして、もう一つは、後から探すときに探しやすいことです。
受け取ったのだかどうかも忘れしまい、あるのかないのか分からないような書類を探す、というのは、耐え難い苦痛の一つです。
なんらかの分類をしておくことで、この探す労力を大幅に削減することが可能です。
一方で、このような整理にはデメリットもあります。
それは、整理が面倒、という点です。
それぞれの書類の整理の仕方を個別に考えなくてもいいことは、面倒さの削減に大きく寄与してくれるのですが、新しい相手先がでてきたからその取引先のファイルを作らなきゃ、ということが起こります。また、書類が増えるに従って、ファイル自体がどこにあるのだか分からなくなる事態も想定されるところです。
受け取った順に保存する
書類を整理して保存することのデメリットのうち、書類が多くなりすぎて、結果、ファイルも多くなりすぎて、結局どこにあるのだか分からなくなる、という問題は、どこに何の書類（やファイル）を保存しているのか、を記録しておくことで解決します。
どこのファイルに、何が挟まっているのか、をリストにしておくことはよく行われています。
ところが、リストを作成するのであれば、そもそも書類を分類しなくてもいいのではないか、受け取った順に書類を並べておくだけでいいんじゃないか、という発想も存在します。
特に、ITの進展に伴い、従来は紙で管理していたものが、Excel等のデータで管理されるようになると、検索が容易になります。
つまり、〇〇商事から書類を受け取ったのはいつだったっけ？が、3月4日と5月10日、のように一発で検索できるようになる、ということです。
管理しているデータを充実させることによって、検索はさらに容易になります。
受け取った日付、相手先、受け取った書類の種類等、記録するデータが多くなればなるほど、探している書類に近づきやすく（見つけやすく）なるという意味です。
この方法のデメリットは、言うまでもなく、管理するためのデータを用意するのが面倒、という点にあります。
その他の保存方法
近年では、全ての書類をスキャナで読み込み電子化した上で保存すること、が提案されています。
しかし、これもスキャナで読み込む、ファイル名を付ける等、必ずしも手間が減るかどうかは分かりません。
結局、どのような方法でかかる手間が自分にとって一番、面倒に思わないか、という観点で選ぶしかない、というのが現状です。
ただ、最近では、請求書等をメールに添付して送付してもらえることも増えてきました。
Excel等のデータで送ってもらうことが難しくてもPDFなら対応してもらえることがあります。
PDFをメールに添付してもらった場合でも、相手先と受信日時で検索をかけられるようになりますので、これはこれで一つ、簡単な保存方法、と言えるのではないでしょうか。
