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ビジネス文書の正しいルールと資格検定

ビジネス文書の正しいルールと資格検定

請求書や領収書、あるいは報告書と言ったビジネス文書を作成する際、決まったフォーマットが会社で用意されていなければ(あるいは相手先からフォーマットの提供を受けなければ)、自分で一から作る必要があります。
インターネットで検索してみると、たくさんのひな形や書き方の説明が見つかりますが、絶対の正解、というのはあるのでしょうか?

ビジネス文書はどうして作られるのか?

ビジネス文書を作成する目的は大きく二つあります。

一つは、自分が何らかの必要を感じて作成すること。
そしてもう一つが、ビジネスの相手方から求められて作成することです。

相手から求められ、自分にとっては必要のない文書であれば、話は簡単です。
ひな形がもらえたり、書き方の指示があったりしますので、それに合わせて作成すればいいからです。

面倒なのは、こちらで作成が必要な場合です。

特に一から作成しなくてはならない、となると、インターネットでひな形を探したり、書き方を調べたりする必要があります。
ここで問題なのは、インターネットでは多くのひな形、書き方が見つかり、何が正解なのか、よく分からないことではないでしょうか。

どこまでがルールなのか?

ここで大事なことは、正しいルールを、しっかりと調べきることまでは必要ない、と割り切ることです。
まず、相手方から求められた場合には、多少の違和感を感じても、決定的におかしくなければ、それに合わせてあげることが一般的です。

また、こちらが必要な文書については、こちらの必要事項が最低限書かれていれば事足ります。

それと、こちらが正しいと思っているルールやマナーが相手にとっては正しくないとか不適切、と感じられる場合も残念ながらあります。

この場合にも、(力関係にもよりますが)決定的におかしくなければ、相手に合わせてあげることが一般的です。
そのため、細かいところまで、ルールやマナーを完全に熟知して文書を作成することは必ずしも必要ないのです。

もちろん、基本的なところでミスがある(相手先の名前を間違える等)と、信頼に関わってくることがありえます。
しかし、それも逆に、基本的な間違えがなければいい、程度のものと考えておくべきです。

資格取得の非ススメ

一方で、ビジネス文書については、資格(検定)も存在します。

代表的なのは、公益財団法人全国商業高校協会主催のビジネス文書実務検定、同じく公益財団法人実務技能検定協会のビジネス文書検定の二つです。

後者のビジネス文書検定は、文部科学省が後援する資格であり、合格すれば履歴書に資格として記載することもできます。

ただ、いずれの検定もそれほど有名ではなく、取得する意味がどれほどあるのかは微妙です。

ビジネス文書検定は1級から3級に分かれており、1級で5,000円、3級では2,600円と高額ではありませんが、タダでもありません(当たり前ですが)。

また、そこで得られた知識がどこでも必ず通用するわけでもない点(前述の通り、相手方から求められた場合には必ずしも正しいことが通用するわけではないため)にも注意が必要です。

そのため、これらの資格の取得がそれほどおすすめできるか、と言われれば、うならざるを得ない、というのが実際のところではないかと思われます。

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