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ビジネス文書で怖がる必要なんてない!

ビジネス文書で怖がる必要なんてない!

ビジネス文書と聞くと、うわっめんどくさい、と思うのがごくごく普通の反応ではないでしょうか。
ビジネス文書は、ビジネスをしている中で作成される文書の総称で、いろいろな種類があります。

請求書や領収書のように、後で揉めないように、事実を取引先とやり取りする文書。
あいさつや、ありがとう、ごめんなさい、と言った気持を伝えるための文書。
報告書や日報等の事実を伝えるための文書。

どのような文書であっても、「文書」とあるように、書面であることが特徴です。

書面であることの面倒臭さ

最近では、必ずしも「紙」にこだわらず、PDFファイルをメールに添付して送りすまされることも多くなってきました。
それでも、やっぱり、後から(あるいはいざというときには)紙に印刷することが前提になっています。

この書面であること、がビジネス文書の敷居の高さ、あるいはめんどくささ、の原因でしょう。
同じ内容であっても、メールで送るのであれば、もっと気持ちが楽になります。

LINEは流行っているというレベルを超えて普及していますし、近頃はチャットへの関心も高まっていますが、これはLINEやチャットが、メールよりも、さらに気楽に「伝える」方法である、というのが一因です。

敷居が高い、というのは、そこに決まりやルールがある、ということでもあります。
ビジネス文書の決まりの中には、マナー(お作法)も含まれており、人によって(あるいはインターネットのサイトによって)バラバラなことが言われていて、何が正しいのかを調べることから始めなくてはいけません。

この調べること、そして、それに合わせて文書を作成すること、がめんどくさいのです。

文書での挨拶

例えば、ビジネス文書は、挨拶から始めるべき、なんてことが言われます。
でも挨拶にもいろいろあります。

チャオ!はダメでしょう、常識的に。友達同士でもまず使いませんし。
こんにちは、で始まる文書も見たことがありません。

お世話になっております、は微妙です。メールでは多くても、ビジネス文書では正直ほとんど見た記憶がありません。
平素より格別のお引き立てを、ありがとうございます、だと、まずどんな文書でも問題ないです。

ビジネス文書はなぜ必要なのか?

でも、そもそも、ビジネス文書はどうして必要なのでしょうか?
なぜ、面倒な思いをしてまで作って、相手に渡すのでしょうか?

それは、必要なことを相手にしっかりと伝えるため、そして後になってから、あの時確かに伝えた、ことを確認するためです。
文書というのはそのためのツール(手段)に過ぎません。

言い換えると、相手にしっかり伝わって、後からあの時確かに伝えましたよね、と言えればそれでいいものなのです。

作って、相手に渡してさえおけば、少々、お作法を外しても、それほど大きな問題にはならない、ということでもあります。

世の中が電子化、クラウド化されてきていると言っても、ビジネス文書がなくなるまでには、まだまだ相当の時間がかかると思います。
そのため、めんどくささとはこれからも付き合っていかなくてはならないでしょう。

既に、ビジネス文書のめんどくささを減らすため、ひな形の利用やツールの利用等、様々な方法が考えられています。
そのような方法を使って効率化することも大切です。

それと合わせて、お作法にそれほど怯えなくてもいい、ことをご理解いただき、気持ちの面でも負担を減らせたらいいですね。

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