文書で相手に好印象を与える、とっても簡単なテクニック
およそ対人関係において、相手に好印象を持ってもらうことが望ましいことは、いまさら申し上げるまでもないと思います。
もちろんビジネスにおいてもそれは同じ、どころか、ビジネスにおいては相手から好印象を持ってもらうことはさらに重要な事柄です。
では、どうしたら、より好印象を持ってもらえるようになるのでしょうか。
相手に好印象を与える方法
相手に好印象を与える方法は様々あります。
例えば、笑顔を見せましょう、というのもその一つ。
例えば、清潔感を出しましょう、というのもその一つ。
例えば、はっきりと話しましょう、というのもその一つ。
これらには共通する要素が一つあります。
それは、面と向かって、話をする場合に好印象を与える方法であることです。
では、ビジネス文書において、相手に好印象を与えるにはどうしたらいいのでしょうか。
ビジネス文書における好印象のポイント
ビジネス文書を手渡した際、相手に好印象を持ってもらうポイントもいくつかあります。
例えば、文書が見やすい、とか、要点が簡潔に記載されているとか、ですね。
ではさらに、時候の挨拶で相手に好印象を持ってもらうためにはどうしたらいいのでしょうか。
このポイントは二つあります。
一つは、間違った時候の挨拶をしないこと。
春なのに、寒さも厳しい時期になってきましたが、と書き始めると、常識を疑われるか、別の文書のコピーの修正漏れだと思われるため、好印象とは逆に悪印象を残すことになってしまいます。
そしてもう一つ、テクニックで解決できるポイントがあります。
それが、ポジティブな言葉を使う、ということです。
ポジティブな時候の挨拶
時候の挨拶というのは、基本的には、今の季節を説明する文言です。
早春の候、とか、新緑のまぶしい季節になりましたが、とか、です。
客観的な説明に、ポジティブもネガティブもあるのか、と思っているのであれば、それは大間違いです。
例えば、夏の真っ盛り、連日、猛暑日が続いているときに、寝苦しい夜が続いておりますが、と書かれていて、これはポジティブでしょうか。
逆に真冬に、寒さ厳しく朝布団から出るのがおっくうな季節になりました、と書かれていて、これはポジティブでしょうか。
あるいは、同じく夏でも、陽光眩しく日焼けした子供たちが走り回る季節になりました、これはネガティブでしょうか。
というように、時候の挨拶にもポジティブ／ネガティブな表現が存在します。
この中から、よりポジティブな表現を使うことが、印象アップに繋がるのです。
いい季節とは？
春夏秋冬、それぞれの季節が好きな人がいるのですが、数で言えば、春と秋が過ごしやすいと思っている人が多いのではないでしょうか。
そのため、春と秋には、春や秋であることを言うだけで（あるいは強調すると）ポジティブになります。
新緑のまぶしい季節になりました、あるいは、紅葉が見ごろの季節となりました、という感じです。
一方で、夏や冬は、正直に感じていることを記載すると、ネガティブになりがちです。
夏は暑いですし、冬は寒いですし。
この場合には、感想が加わらない客観的な表現を使うか、次の季節が待ち遠しいですね、と言っておくことがポジティブポイントなります。
後者は、言外に、今の季節はダメだから、という含みはあるものの、あくまで言外なら大丈夫、ということです。
時候の季節を考える際の簡単に使えるテクニックですので、ぜひ活用していただきたいと思います。
